Les dépenses liées à la gestion d’une flotte automobile sont de plus en plus coûteuses. La mise en place d’un système de gestion numérique efficace est très bénéfique pour les petites et moyennes entreprises possédant cinq véhicules ou plus, quelle que soit leur activité. Ce système permet de gagner du temps, d’optimiser le fonctionnement et l’utilisation des véhicules, d’assurer une plus grande fiabilité et de réaliser des économies considérables.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?
Un système de gestion de flotte est un outil créé pour aider les entreprises à gérer leurs ressources de transport, telles que les voitures de société, les camionnettes de travail, les voitures utilitaires, les motos, etc. Il intègre une variété d’informations relatives aux véhicules et à leur gestion afin d’optimiser leur utilisation et leur organisation. L’objectif principal est de rendre la flotte plus fiable, d’accroître son efficacité et de réaliser des économies.
Un système de gestion numérique du parc automobile fournit les services suivants :
- la gestion de l’achat ou de la location de vos véhicules ;
- localiser vos véhicules professionnels en temps réel ;
- le suivi de l’entretien ;
- la prise de rendez-vous et le contrôle de vos voitures ;
- administrer les conducteurs et leurs documents associés (assurance, permis, etc.)
- évaluation du comportement des conducteurs (y compris les dépenses en carburant) ;
- le contrôle des achats de carburant ;
- la programmation et le suivi du covoiturage ;
- le suivi du coût de vos véhicules individuels et de l’ensemble de la flotte.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de flotte ?
Face à la hausse des coûts du carburant et des voitures, à la diversité des services (location/achat) et des options d’enlèvement (thermique/électrique) et aux nouvelles réglementations et exigences écologiques (loi d’orientation sur la mobilité, taxation des voitures de société), il est très important pour les chefs d’entreprise de professionnaliser la gestion de leur flotte. Pour les entreprises qui possèdent au moins cinq voitures, investir dans un logiciel de gestion de flotte est bénéfique, car il leur permet de réduire leurs dépenses en matière de flotte et de coût de possession. Pour celles qui possèdent cinquante automobiles, les économies peuvent être très importantes.
Les outils de reporting et les tableaux de bord permettent aux chefs d’entreprise d’avoir une meilleure compréhension de leur parc automobile ainsi que de leur utilisation. Ils sont très utiles pour prendre des décisions. Lorsque les données sont stockées en un seul endroit et que certaines activités sont automatisées, cela permet de gagner beaucoup de temps et d’améliorer la gestion de la flotte. En outre, la possibilité d’oublier quelque chose est presque inexistante. Le fait de disposer d’une flotte bien organisée permet de réaliser des économies et d’adopter une approche plus respectueuse de l’environnement. Vos clients s’en réjouiront ! Vous devez leur faire savoir que vos véhicules sont gérés de manière responsable et en mettant l’accent sur la responsabilité sociale de l’entreprise.
Est-il légal de localiser ses véhicules ?
La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a établi que pour que la géolocalisation des véhicules des employés soit légitime, elle doit être fondée sur l’une des cinq raisons suivantes : satisfaire à une exigence, assurer la facturation et le suivi, assurer la sécurité et la sûreté, répartir efficacement les ressources ou vérifier si le véhicule est utilisé conformément à la réglementation. Par ailleurs, certaines activités, telles que celles impliquant des employés qui ont la liberté de planifier leurs propres mouvements, comme les vendeurs, ne sont pas autorisées à être suivies en temps réel. De plus, avant l’installation d’un dispositif de géolocalisation dans un véhicule mis à la disposition d’un salarié, les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées. En outre, l’employé doit également être informé.
